商务工作的流程化与标准化

标准化和流程化，我相信大家都不陌生。

商务工作其实无时无刻不被流程左右，而企业设置流程的目的，就是为了实现标准化作业。比如，各大施工企业都有劳务分包、专业分包、供应商等的招采，都有完善的流程，为了提高效率，很多都将流程搬到了线上。如果不遵照流程进行工作，轻者造成工作延误，重者违规违纪。

同样的，发包方的工作流程也往往跟我们的商务工作息息相关，因此开工伊始，作为商务人员需要第一时间了解到对方的月报的流程、现场签证与索赔的流程、变更审批的流程，以及各级的权限（尤其是涉及费用的，各级领导都有限额）、是否有标准的表格等等，了解这些审批哪些是线上的哪些是线下的等等。如果对对方流程不了解，肯定会影响收款，变更、现场签证等迟迟审批不下来等情况，一再延误，可能会影响时效性。

前面提到，流程化的目的是为了标准化作业，但流程的设置，也大有学问，往往我们很多企业设置流程时，不考虑项目商务人员的承受能力，流程繁琐复杂，索要的资料繁多且不合理，有些表格设计的过渡信息臃肿。从格式上来讲，有的需要计算的表格却给个word格式，或者Excel格式汉字与数字混用，只能一个个的敲数字，不能实现Excel的运算功能，错了还不好复核。这些表格会在一个项目上重复成百上千次的使用，比如分供方的进度款申请书、结算书，每个分包每月请款一次，再把这个乘以几十上百家分供应商，再扩大到全公司所有项目，一个多耗费10分钟，想想这个数量级。另外，公司设置的流程以及配套的格式，应尽量的一次的考虑周全，不宜时时变动，即使发现这些表格有不合理之处需要改版，再发布新版时，老项目仍沿用老的格式，新项目启用新表格，不可一刀切，一刀切将导致老项目耗费大量的人力与资源去迎合这些变化，甚至导致文件系统紊乱。

站在项目商务人员的角度，既要要吃透公司的内部流程，也要吃透发包人的各种流程，这样避免重复劳动、避免延误工作造成分包合同长期无法下来，影响分包支付进而影响进度；影响对发包人收款、影响现场签证的、核价等超期限无法下来等等不良后果。不要嫌这些流程繁琐，不要试图对抗这种流程，这不是靠一己之力能改变的。

在某个项目，我们的负责招采合约的小同事，一份合同2-3月还签下不来，按照公司流程，合同不下来是无法给分包申请进度款的；试想项目工期极其紧张，现场大干快上，为了抢进度，中标通知书发了，分包已经进场施工，却无法签订合同，本身就是存在极大的隐患与风险，到了节点无法给分包支付进度款，将极大的影响分包商的积极性。后来我1~2天时间，与她对照公司平台上的各个板块，一一梳理，把劳务分包和专业分包的流程，从约标开始到合同签订完毕，共分六个板块八个流程，这些流程一部分是线下，一部分是线上，先把这些流程整理到她的笔记本上，后来又让人整理成思维导图【见附图1】，分析哪些流程是下一个流程的前置必要流程，那些流程是可以同步进行的流程，这些流程都需要哪些人签批，哪些额度是要到公司董事长的，哪些额度是公司总经理审批就可以的，至此以后，招采和签订合同的效率大幅提升。同样的道理，其他如物资采购、机械租赁的同样的梳理清楚。包括月度支付、结算等，都可以采用此方法。试想，一个经验不足的同事，面临如此复杂的流程，作为商务经理，不给Ta做全面的梳理、指导、引导，Ta如何去应付的了呢？

附图1

公司有公司的流程，但有很多公司流程无法覆盖的地方，就需要商务经理形成自己的工作流程，比如，笔者从2010年开始在项目推行自己总结的商务文件管理系统，这套系统不仅仅是文件格式和命名方式，包含有各种台帐，如业主收款台帐、现场签证（索赔）费用申请台帐、分供方支付台帐、以及各种文件的状态跟踪表等等，并将这套系统分项目在云盘中进行管理，每个项目的文件目录、文件命名以及格式基本统一，可方便随时随地查阅；这套系统在十数年中也经过多次的改版和调整，改版原则是老项目运行老系统，新项目运行新系统，避免造成紊乱。纸版也与电子版一一对应，由不同的责任人负责管理。关于文件管理各位看官可延展阅读公众号之前的文章。

综上，项目的商务经理，不可被日常的琐事缠身，陷入事务的泥潭中，而需要沉静下来，梳理对内对外的各种流程，掌握流程的每一个环节和步骤，掌握其运行的机制。我常说，做事要 靠系统、靠框架 ，了解这些对内对外的流程，制定这些流程之外的小流程，其实就是培养自己工作和做事的风格，即可实现项目全员的标准化作业，更可大幅的提高团队的整体效率。